Enstitümüzün Yürütmekte Olduğu Yönetim Sistemleri Belgelendirme Faaliyetleri Kapsamında Son Dönemde İşleme Aldığımız Yeni Uygulamalarımız

Sayın İlgili,
Enstitümüzün yürütmekte olduğu yönetim sistemleri belgelendirme faaliyetleri kapsamında son dönemde işleme aldığımız yeni uygulamalarımızı sizlerle paylaşmak istemekteyiz. Aşağıda yeni uygulamalarımıza yönelik detay açıklamalarımız mevcuttur. Gerek yeni uygulamalarımız gerekse de sistem belgelendirme ile ilgili diğer tüm konularda sormak istediğiniz bir husus olduğunda lütfen Belgelendirme Müdürlerimiz ile iletişime geçmekte tereddüt etmeyiniz.
Ayrıca içinde bulunduğumuz bu zorlu süreci en kısa zamanda, sağlıcakla geçirmek en büyük temennimizdir.
 
Enstitümüzün Yürütmekte Olduğu Yönetim Sistemleri Belgelendirme Faaliyetleri Kapsamında Son Dönemde İşleme Aldığımız Yeni Uygulamalarımız
 
1- Uzaktan Tetkik Süreci
Bilgi ve iletişim teknolojilerini kullanarak Enstitümüzden belgelendirilmiş kuruluşların sanal veya fiziki sahalarının denetlenmesi amacı ile uzaktan tetkik işlemini başlatmış bulunmaktayız.
Kuruluşlarımıza ait adreslerde fiili olarak sahada gerçekleştirdiğimiz tetkiklere benzer bir yaklaşımla, bilgi ve iletişim teknolojileri (sesli ve görüntülü uzaktan iletişime ve doküman alışverişine imkân sağlayan bir program üzerinden) kullanılarak, kısmen tetkik gerçekleştirilmesi amacıyla uygulama prosedürlerimiz hazırlanmış ve hayata geçirilmiştir.
Enstitümüzün temel yaklaşımı, belgeli kuruluşlarımıza, sahada planlı tetkikler yapılmasıdır. Ancak, planlanan tetkik sürelerinin bir kısmı uzaktan da yapılabilecek olup; yapılacak uzaktan tetkik sahada yapılacak tetkikin tamamlayıcı bir parçasıdır. Uzaktan tetkik ile takip eden saha tetkikleri arasındaki süre 12 ayı geçmemelidir. Uzaktan tetkik ile hangi yönetim sisteminde hangi standard maddelerinin ne zaman tetkik edileceği tetkik ekibi tarafından hazırlanacak detaylı tetkik planı ile tarafınıza bildirilecektir. Uzaktan tetkik, saha tetkiki ile birlikte planlanır. Sahada yapılacak tetkik ile uzaktan yapılacak tetkik süreleri tetkik ekibi tarafından hesaplanarak detaylı tetkik planı hazırlanacak ve tetkik öncesi tarafınıza bildirilecektir. Uzaktan tetkik süreleri belirlenirken yapılacak tetkikin tipi (Ör: Gözetim, Belge Yenileme v.b) ve kuruluşun geçmiş dönem yönetim sistemi performansı dikkate alınarak sistematik bir yaklaşımla belirlenecektir. Uzaktan tetkikin akabinde yapılacak saha tetkiklerinin tamamlanması sonucunda raporlama yapılacak ve sonrasında karar alma süreci başlayacaktır. Öncelikli olarak, Nisan-Mayıs 2020 döneminde planlaması yapılarak Coronavirüs salgını sebebiyle gerçekleştirilemeyen tetkiklerimiz olmak üzere, şartları uygun olan ve uzaktan inceleme/tetkik yapılabilecek kuruluşlarımızla en yakın zamanda iletişime geçilecek, karşılıklı teyitleşme sonrasında uzaktan tetkik faaliyetine başlanılabilecektir.
 
2- Entegre Tetkik Süreci
İçinde bulunduğumuz olağanüstü durumun sona ermesi ve şartların normale dönmesiyle birlikte Enstitümüz Entegre Tetkik faaliyetine başlayacaktır. Bundan önceki süreçte akreditasyon kuralları gereği akredite olunan alanlardaki tetkikler farklı tarihlerde ve farklı ekiplerle gerçekleştiriliyordu. Bu durum hem kuruluşlar ve hem de Enstitümüz açısından zaman kaybına, İnsan kaynağının etkin kullanılmamasına, iş tekrarına, maliyet artışına sebep olmaktaydı. Entegre Tetkiklerin başlamasıyla söz konusu hususlarda iyileşme yaşanacağı değerlendirilmektedir. Entegre tetkik süreci ile ilgili olarak detaylar aşağıda verilmiş olup ayrıca sistem belgelendirme ana temasıyla yayınlanan ve linki verilen standard dergimizin Mart 2020 sayısında da konu detaylı bir şekilde işlenmiştir.
- Entegre tetkikler yüksek seviyeli yapıya sahip ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 22000, ISO 50001 yönetim sistem standardlarına uygulanabilir.
- Entegre tetkik zorunlu değildir. Kuruluşların talep etmeleri ve TSE tarafından yapılacak değerlendirmede Entegre tetkik gerçekleştirmeye uygun bulunmaları halinde tetkikleri Entegre olarak yapılabilecektir. Değerlendirme için kuruluşlardan Entegre tetkik yapmaya elverişli olup olmadıklarına dair bazı bilgiler talep edilecek, alınan bilgilerin değerlendirilmesi sonucu uygun bulunan kuruluşların tetkiki Entegre olarak planlanacaktır.
- Yapılan çalışmalarda Entegre tetkik yapılması halinde tekrar edilen işlerin azaltılarak zamandan tasarruf sağlanacağı, İnsan kaynaklarının etkin ve verimli kullanılacağı, masrafların azaltılarak maliyetlerin ciddi oranda azaltılacağı değerlendirilmiştir.
- Entegre tetkike hazır olduğunuzu düşünüyorsanız ilgili belgelendirme müdürlüğümüze bu talebinizi iletmeniz halinde gerekli işlemler başlatılacaktır.
 
3- Geçerlilik Süresi Dolmak Üzere Olan Belgelerin Geçerlilik Sürelerinin Uzatılması
Bilindiği üzere belge sürelerinizin bitimden önce Belge Yenileme tetkikleri planlanır, tetkik uygun şekilde tamamlandığı takdirde, belge süresinin bittiği tarihten başlayarak belgeniz 3 yıllığına yenilenmektedir. İçinde bulunduğumuz olağanüstü durumdan dolayı belgeli olan kuruluşlarımızın belge yenileme tetkikleri gerçekleştirilememektedir. Belge süreleri dolan kuruluşlarımızın mağduriyet yaşamamaları adına Enstitümüz Üst Yönetimi kararı ile Belgelerinin geçerlilik süreleri belirlenmiş şartlara uygunluğun sağlanması şartıyla 6 ay uzatılmaktadır.
Bu sebepten ötürü, belge yenileme tetkikiniz yapılamadı ve eğer belge geçerlilik tarihiniz bitti ya da bitmeye yakın ise ilgili belgelendirme müdürlüğümüz ile iletişime geçerek süre uzatma talebinde bulunabilirsiniz. Uzatılan belge geçerlilik süresi, normal belgelendirme döngüsünü
ötelememektedir.
 
4- Transfer Belgelendirme
Diğer taraftan Transfer Belgelendirme faaliyetimizin belirlenen uluslararası kurallar çerçevesinde devam etmekte olduğunu hatırlatmak isteriz. Başka bir belgelendirme kuruluşundan alınmış olan yönetim sistemi belgelerini Enstitümüze transfer etmek için Enstitümüzün ilgili belgelendirme müdürlükleri ile iletişim kurulabilir. Transfer belge tetkikleri ilk yıl için geçerli %80 indirimli olarak gerçekleştirilmektedir.
 
5- KOSGEB desteği (KOBİ’ler için)
İhtiyaç duyduğunuz belgeleri TSE’den almanız halinde KOSGEB’den %100 oranında 30.000 TL üst limitli belgelendirme desteği alabilirsiniz. Bahse konu destekden yararlanabilmek için; KOBİ’lerimizin, öncelikle KOSGEB ile “Destek Sözleşmesi” imzalaması ve Enstitümüze bu sözleşme ile birlikte başvuru yapması gerekmektedir. Belgelendirme ve diğer destek programları için aşağıdaki linkten detaylı bilgi alabilir, başvuru formlarına ulaşabilirsiniz.
https://www.kosgeb.gov.tr/site/tr/genel/destekdetay/6798/isletme-gelistirme-destek-programi
 
Sağlık ve esenlikler dileriz.
Bu İçeriği Paylaş : Facebook'da Twitter'da Google+'da
Eski Siteye Dön